U PDF dokumentů, stejně jako snad u všech ostatních druhů elektronických dokumentů, mohou vyvstat nepříjemné problémy, pokud s nimi budeme chtít pracovat „po delší době“. Tou mohou být třeba jen měsíce, ale spíše roky, či dokonce desetiletí atd.
Jde přitom o problémy hned několika druhů. Jedním je samotná schopnost pracovat s formátem PDF: po letech již nemusíme mít k dispozici takové počítače, operační systémy a hlavně programy, které tento fomát podporují[17].
Zde si ale podrobněji všimneme jiného problému: toho, že i PDF dokumenty mohou určitým způsobem záviset na vnějších (externích) informacích a datech. Ty ale nemusí být „po delší době“ již dostupné – a bez nich není možné s PDF dokumenty plnohodnotně pracovat. O jaká externí data ale jde?
Nás zde nejvíce zajímají taková externí data, která jsou nutná k ověření elektronických podpisů na PDF dokumentech. Ale pro úplnost a vyjasnění některých důležitých souvislostí si řekněme, že jde také o data, která jsou nutná pro korektní práci s obsahem samotného PDF dokumentu, včetně zachování jeho vizuální podoby.
PDF dokumenty jsou sice poměrně „self-contained“[18], ale nikoli úplně. Mohou například využívat externí fonty. Tedy: místo toho, aby příslušné sady písem (fonty) byly obsaženy přímo v samotném dokumentu (což nutně zvětšuje jeho velikost), jsou v dokumentu tyto fonty jen vyjmenovány a při zobrazování obsahu dokumentu se načítají „z okolního prostředí“, tj. z operačního systému[19]. Podobně může jít například o barvy a další druhy objektů, které zejména kvůli úspoře velikosti výsledného souboru nejsou vkládány přímo do něj, ale jsou přejímány z „okolního prostředí“. A pokud zde nejsou k dispozici, nastává problém.
[17] Samozřejmě i na tento problém existuje řešení: buďto se dokumenty včas konvertují do nového formátu, nebo se vytvoří speciální programy, které simulují „původní“ prostřední a podporují i „původní“ formáty.
[18] V tom smyslu, že většinu toho, co potřebují, již obsahují přímo v sobě.
[19] Případně, pokud nejsou k dispozici, jsou nahrazovány (substituovány) jinými dostupnými fonty.